El registro de entrada con NFC permite que el talento marque su llegada a los turnos acercando su teléfono a una pequeña etiqueta física en tu establecimiento, en lugar de depender del GPS. Este artículo explica qué es NFC, cuándo ayuda, cómo solicitarlo para tu establecimiento y qué esperar después de la instalación.
¿Qué es el registro de entrada con NFC?
NFC (Near Field Communication, comunicación de campo cercano) permite que el talento registre su entrada y salida acercando su teléfono a una pequeña etiqueta física instalada en tu establecimiento. Reemplaza el registro de entrada basado en GPS en esa ubicación.
Desde la perspectiva del talento: acerca su teléfono a la etiqueta en el punto de registro que designaste, y su reloj de turno comienza (o termina) al instante, incluso con señal celular débil o sin señal.
Desde tu perspectiva: nada cambia en tu portal de negocio. Las hojas de tiempo, la gestión de turnos y las aprobaciones funcionan igual que siempre. NFC opera tras bambalinas; tú simplemente ves datos de registro más limpios.
Por qué NFC ayuda en algunos establecimientos
- Precisión en el lugar correcto. El GPS puede ser poco confiable en interiores y en establecimientos grandes. NFC requiere tocar físicamente la etiqueta, así que los registros de entrada son exactos al punto de la ubicación que designaste.
- Funciona sin señal. Los sótanos, las cocinas, las bodegas y los grandes espacios interiores suelen tener señal celular débil. Los eventos de registro con NFC se guardan localmente en el teléfono del talento y se sincronizan automáticamente cuando recupera cobertura.
- Reduce las disputas de registro de entrada. El talento no puede registrar su entrada por accidente desde el estacionamiento, desde su auto o antes de llegar realmente a su área de trabajo.
- Más rápido para el talento. Un toque, un segundo. Sin esperar a que el GPS se fije.
¿Es NFC adecuado para mi establecimiento?
NFC es una excelente opción si alguna de estas situaciones describe tu operación:
- Tu establecimiento tiene varias zonas de trabajo (por ejemplo, cocina, salón, estacionamiento, puerta de acceso) donde quieres que el talento registre su entrada en la estación correcta
- Has tenido problemas de registro de entrada por señal celular débil, edificios de gran tamaño o desvíos del GPS
- Quieres un punto de registro físico y claramente definido para el personal que llega a su turno
- Organizas eventos de alto volumen donde la velocidad del registro de entrada importa
Es posible que no necesites NFC si tu establecimiento es pequeño, está al aire libre con buena señal, o tiene un único punto de entrada evidente y sin problemas de GPS hasta la fecha.
Cómo solicitar NFC para tu establecimiento
Las etiquetas NFC las instala el equipo de Croux. Para solicitar etiquetas NFC, envía un correo a support@croux.co con "NFC request" (solicitud de NFC) en el asunto e indícanos para qué establecimiento son. Tu equipo de cuenta se pondrá en contacto para coordinar la instalación.
El precio se determina por establecimiento según la cantidad de etiquetas y la complejidad de la instalación; tu equipo de cuenta te lo explicará en detalle cuando se comunique contigo.
Qué esperar después de solicitar NFC
- Revisión del sitio. Croux trabajará contigo para entender la distribución de tu establecimiento e identificar la mejor ubicación para las etiquetas (por ejemplo, un único punto de registro en la entrada del personal, o varias etiquetas por zona de trabajo: cocina, estacionamiento, etc.).
- Preparación de las etiquetas. Croux configura y rotula cada etiqueta con su ubicación ("Cocina", "Entrada principal", etc.).
- Instalación. El equipo de Croux te ayudará a instalar las etiquetas en tu establecimiento.
- Activación. Una vez instaladas, tus etiquetas NFC quedan disponibles en tu aplicación web de negocio para asignarlas a turnos. Consulta "Cómo aplicar una etiqueta NFC a un turno" más abajo.
Cómo aplicar una etiqueta NFC a un turno
Una vez instaladas tus etiquetas, tú controlas qué turnos requieren registro de entrada con NFC. Cada turno que publiques puede llevar una o más de las etiquetas NFC de tu establecimiento. Así se hace:
- Desde tu página Shifts (Turnos), haz clic en New shift (Nuevo turno), o abre un turno existente y haz clic en Edit (Editar).
- Completa los detalles del turno como de costumbre (rol, fecha, hora, ubicación, etc.).
- Desplázate hasta la sección de opciones avanzadas al final del formulario. Si está contraída, haz clic en Expand (Expandir).
- Activa el interruptor Require NFC clock-in (requerir registro de entrada con NFC).
- En el menú desplegable Select NFC Tags (seleccionar etiquetas NFC) que aparece, elige qué etiqueta o etiquetas puede usar el talento para registrar su entrada en este turno. Puedes elegir más de una si tu establecimiento tiene varios puntos de registro (cocina, estacionamiento, puerta de acceso, etc.).
- Guarda el turno.
Eso es todo. El talento asignado a este turno verá la opción de registro de entrada con NFC en su aplicación cuando llegue a tu establecimiento.
Cómo identificar los turnos con NFC en tu calendario
Los turnos que requieren registro de entrada con NFC se marcan con una insignia NFC en el calendario, así puedes ver de un vistazo qué turnos usarán el registro por toque.
También puedes confirmar qué etiquetas están asignadas a un turno abriendo el turno y revisando la pestaña Shift Details (detalles del turno).
Buenas prácticas para la ubicación de las etiquetas
Para ayudarnos a recomendarte la ubicación correcta, piensa en estas preguntas:
- ¿Dónde suele registrarse el talento? El primer lugar donde deben presentarse al llegar suele ser el punto indicado.
- ¿Hay varias zonas de trabajo? Si el personal registra su entrada en un lugar pero trabaja en otro, evalúa si una sola etiqueta en el punto de registro, o varias etiquetas por zona, se ajusta mejor a tu operación.
- ¿La ubicación está en interiores o protegida del clima? Las etiquetas son duraderas, pero funcionan mejor cuando no están expuestas al sol directo, al agua o al calor extremo.
- ¿Puede colocarse la etiqueta a la altura del pecho u hombro de un adulto? El talento acercará su teléfono a la etiqueta; las alturas incómodas hacen más lento el proceso.
Si NFC no funciona en el momento
El registro de entrada con NFC cuenta con dos niveles de respaldo, así que un toque fallido nunca impide que el talento trabaje, ni que tú recibas hojas de tiempo precisas:
- Respaldo automático por GPS. Si el escaneo de una etiqueta falla (el teléfono no es compatible con NFC, el escaneo expira o la etiqueta es inaccesible), la aplicación ofrece automáticamente el registro de entrada estándar por GPS. El talento registra su entrada a tiempo; tú no necesitas hacer nada.
- Ingreso manual de tiempos. Si ni NFC ni GPS funcionan en el momento, puedes ingresar manualmente los horarios reales de entrada y salida del talento desde la página Timesheets (hojas de tiempo) en tu aplicación web de negocio, y luego aprobar la hoja de tiempo con normalidad. La nómina y la facturación no se ven afectadas.
Si una etiqueta parece dañada, ausente o sin respuesta en varios turnos, por favor escribe a support@croux.co para que programemos un reemplazo.
Cómo atender los reportes del talento
Ocasionalmente el talento reportará problemas con el registro de entrada con NFC. Así puedes evaluarlos:
- "La etiqueta no responde." Pide al talento que (a) verifique que NFC esté habilitado en la configuración de su teléfono, (b) retire la funda del teléfono si es gruesa, y (c) mantenga el teléfono firme contra la etiqueta durante 2 a 3 segundos. Si la etiqueta está físicamente dañada o no está, la aplicación ofrecerá el registro por GPS como respaldo automático; el talento no quedará bloqueado para trabajar. Por favor contacta a soporte para que reemplacemos la etiqueta.
- "Mi teléfono no es compatible con NFC." Los teléfonos más antiguos (y algunos modelos económicos) pueden no tener hardware NFC. La aplicación les ofrece automáticamente a estos talentos el registro de entrada estándar por GPS; tú no necesitas hacer nada.
- "No veo la opción NFC en mi turno." Confirma que el turno sea en una ubicación con una etiqueta NFC instalada por Croux. Los turnos en ubicaciones sin NFC siguen usando el registro por GPS.
Preguntas frecuentes
¿Mi equipo necesita hacer algo para habilitar NFC para nuestro talento?
No. Una vez instaladas las etiquetas, el registro de entrada con NFC queda disponible automáticamente para cualquier talento que trabaje un turno en tu establecimiento.
¿Qué pasa si una etiqueta falla o el teléfono de un talento no es compatible con NFC?
La aplicación ofrece automáticamente el registro de entrada por GPS como respaldo siempre que NFC no esté disponible; el talento nunca queda bloqueado para registrar su entrada. Si ni NFC ni GPS funcionan, puedes registrar su tiempo manualmente desde la página Timesheets (hojas de tiempo) en tu aplicación web de negocio.
¿Qué pasa si cambia la distribución de nuestro establecimiento?
Escribe a support@croux.co para reubicar, agregar o quitar etiquetas; tu equipo de cuenta dará seguimiento para coordinarlo. La ubicación de las etiquetas debe reflejar cómo funciona realmente tu operación.
¿Cuántas etiquetas necesitan la mayoría de los establecimientos?
La mayoría de los establecimientos usa una o dos etiquetas. Las operaciones más grandes o con varias zonas a veces usan de tres a cinco. Te recomendaremos la cantidad adecuada durante la revisión del sitio.
¿NFC cambia el funcionamiento de las hojas de tiempo, las aprobaciones o la facturación?
No. NFC solo afecta el método de registro de entrada y salida que usa el talento. Todo lo que viene después (revisión de hojas de tiempo, aprobaciones, facturación) funciona exactamente igual que hoy.
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¿Necesitas más ayuda?
Escribe a support@croux.co y tu equipo de cuenta dará seguimiento.